Många företag köper ett färdigt affärssystem och anpassar sina processer efter systemet. AF Bostäder har i stället valt att designa ett eget system från grunden. Tack vare ett stort internt engagemang i utvecklingsarbetet är systemet kraftfullt, lättanvänt och omtyckt av både kunder och medarbetare.
Det egna systemet, kallat Diremo, sjösattes i april 2016 och är anpassat för att hantera alltifrån fastigheter, underhållsplaner och renoveringsprojekt till uthyrning, betalningar och kundernas serviceärenden. AF Bostäder har byggt Diremo på egen hand för att verksamheten ska få bästa tänkbara stöd, och inte begränsas av standardfunktioner.
– Att ett företag i vår storlek utvecklar ett eget affärssystem är nog ganska ovanligt, men det ger oss enorma fördelar, säger Emmy Dahlskog, ansvarig för verksamhetsutveckling på AF Bostäder. Nu kan vi låta verksamhetens önskemål och behov till fullo styra utformningen av vårt system och våra funktioner. Diremo är unikt för oss och bland annat betydelsefullt för att vi ska kunna hantera vår stora årliga omflyttning i beståndet.
AF Bostäder har en liten IT-organisation som styr arbetet med Diremo tillsammans med externa konsulter, men alla på företaget deltar i vidareutvecklingen av systemet. Utvecklingsarbetet utgår från prio-möten där en styrgrupp diskuterar önskemål och förslag som verksamheten har lämnat in. Sedan prioriteras de olika idéerna utifrån värde och kundnytta.
– De fortsatta utvecklingsprojekten sker i nära samarbete med den del av verksamheten som har lämnat in förslag på förändringar, och de som ska använda sig av de nya funktionerna, till exempel bovärdar eller kollegor på servicecenter, säger Emmy Dahlskog. Det gör att utformningen av Diremo har en direkt koppling till verksamheten, och att vi kan säkra att nya funktioner både är lättanvända och bra för våra kunder.
När nya funktioner ska lanseras ansvarar så kallade meranvändare och systemförvaltare på företaget för utvärdering, sammanställning och återrapportering så att funktionaliteten kan finjusteras.
– Utöver uppföljning har meranvändarna till uppgift att vara lite extra insatta i Diremos funktioner och hjälpa och instruera kollegor vid behov, säger Emmy Dahlskog. Det säkerställer att IT inte blir en isolerad avdelning som kommer med direktiv till resten av organisationen. I stället är IT integrerat i hela företaget och alla har ansvar för att hålla systemet på topp.
Genom att logga in på AF Bostäders webbplats kan kunderna bland annat göra felanmälningar, följa besiktningar, kolla sina avtal, hämta hyresavier och boka tvättider. Även uthyrningsprocessen är i sin helhet digital. Allt med hjälp av Diremo.
– Det strukturerade och homogena arbetssättet leder också till att vi kan hantera alla ärenden konsekvent, säger Emmy Dahlskog. När ett ärende har ett specifikt arbetsflöde med tydliga regler så kan vi säkerställa att alla kunder behandlas lika.
– Arbetet med Diremo har också lett till en stark samhörighet och ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter. Ingen genomför förändringar utan att relatera till vad kollegorna på företaget gör, och vi får ofta in förslag som gynnar flera processer. Engagemanget är stort hos alla, liksom stoltheten för vad vi tillsammans åstadkommer för våra kunder, säger Emmy Dahlskog.
Artikel från AF Bostäders årsredovisning 2023
Senast uppdaterad 26 juni, 2024